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WEG-Verwaltung Leistungskatalog

Grundleistungen

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die in § 27 Abs. 1 und 2 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Gemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange.

1. Wirtschaftsplan

Die Verwalterin erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten/Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder- /Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern für die Gemeinschaft nichts Anderes geregelt ist.
Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich von der Verwalterin in Form eines Wirtschaftsplans vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan ist dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung vorzulegen und sodann der Eigentümerversammlung zur Genehmigung durch Beschluss.
Die Zahlung ist nach den Bestimmungen der Gemeinschaftsordnung bzw. den Beschlüssen zu leisten.

2. Jahresabrechnung

» Jahresabrechnung
Die Verwalterin erstellt eine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Abrechnungszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung/Beschlussfassung der Wohnungseigentümer bestimmten Verteilerschlüssel.
»  Zinsen
Die Jahresabrechnung weist neben den Zinseinnahmen die von dem Kreditinstitut an den Fiskus abgeführte Kapitalertragsteuer aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.
»  Haushaltsnahe Dienstleistungen
Die Jahresabrechnung weist die Ausgaben der Gemeinschaft für haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35 a EStG aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.
»  Instandhaltungsrücklage
Die Jahresabrechnung weist die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage aus.
»  Status
Der Status enthält die Angaben über Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie über die Kontenstände der Gemeinschaft zu Beginn und zum Ende des Abrechnungsjahrs.
»  Einsicht in Unterlagen der Abrechnung
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümerversammlung. Die Anfertigung von Kopien für einzelne Eigentümer kann die Verwalterin von der Zahlung der hierdurch entstehenden Kosten abhängig machen.

3. Eigentümerversammlung und Niederschrift

» Eigentümerversammlung
Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahrs, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und -unterlagen zur Verfügung stehen.
»  Vorsitz und Niederschrift
Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse.
»  Beschluss-Sammlung
Die Verwalterin führt die Beschluss-Sammlung gem. § 24 Abs. 7 WEG.

4. Hausordnung

Die Verwalterin sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt die Verwalterin bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss.

5. Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

Die Verwalterin betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Gemeinschaft und schließt insbesondere nach Maßgabe der Beschlüsse, der Gemeinschaftsordnung und der Gesetze die notwendigen Versicherungen für die Gemeinschaft ab und überprüft die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.

6. Geldverwaltung

Die Verwalterin legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach ihrer Wahl getrennt von ihrem eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Sie führt die Konten unter dem Namen der Gemeinschaft. Sie verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns. Auf den Vorbehalt des § 27 Abs. 4 Satz 2 WEG wird verzichtet.

7. Rechnungskontrolle und -anweisung

Die Verwalterin führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

8. Buchführung

Die Verwalterin richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Gemeinschaften ein. Diese beinhaltet insbesondere:

das Führen und Abrechnen von
»  Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
»  Einnahmekonten für Erträge;
»  Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
»  Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
»  Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
»  Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
»  das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
»  das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;

9. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum:

»  Anwesenheit vor Ort
»  Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt die Verwalterin eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen vor.
»  Sonderfachleute
»  Soweit notwendig, zieht sie Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft bei (z. B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür kausal verantwortlich ist).

10. Abwicklung und Vergabe von Schadensfällen

Empfehlung
»  Die Verwalterin trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.
Klärung
»  Sie klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.
Schadensminderung
»  Sie gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

11. Instandhaltung und Instandsetzung

Instandhaltung und Instandsetzung in dringenden Fällen
»  Die Verwalterin leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holt ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmt den Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat ab. Sie vergibt die Aufträge im Rahmen der laufenden Instandhaltung im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwacht die Arbeiten und nimmt diese ab. Aufträge, deren Kosten über eine Gesamtsumme von 1.000,00 € hinausgehen, fallen in der Regel nicht mehr unter laufende Instandhaltung und bedürfen deshalb der Zustimmung der Eigentümergemeinschaft.
Instandhaltungsmaßnahmen aufgrund Beschlussfassung
»  Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, welche nicht unter die vorgenannte Regelung fallen, vergibt die Verwalterin die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen. Die Verwalterin kann im Rahmen der Beschlussdurchführung sachkundige Personen (Architekten bzw. Ingenieure) hinzuziehen, soweit dies für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist. Entstehende Kosten gehen zulasten der Gemeinschaft.

12. Allgemeine Leistungen

»  Die Verwalterin führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde.

13. Entgeltliche Geschäftsbesorgung und Vergütung:

»  Soweit in diesem Vertrage nichts anderes bestimmt ist, gelten für das Verhältnis zwischen der Grundstücksgemeinschaft und dem Verwalter ergänzend die Vorschriften des § 675b BGB über den entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag.
»  Durch die Verwaltervergütung ist die normale Verwaltertätigkeit, sowie die Auslagen für Schreibarbeiten, Protokollführung sowie Porto und Versandkosten enthalten.
»  In der vereinbarten Verwaltervergütung sind nachstehende aufgeführte Kosten und Leistungen nicht enthalten.

Ein festes Entgelt (pauschale monatliche Verwaltergrundgebühr) setzt einen festen Leistungsumfang voraus. Die Verwaltung ist bereit und in der Lage, zusätzliche Leistungen zu erbringen, die durch Dritte oder von einzelnen Eigentümern abgefordert werden. Dieser Aufwand ist jedoch von den Vertragspartnern vorher nicht kalkulierbar und kann daher nicht in der monatlichen Grundvergütung enthalten sein. Sofern kein tatsächliches verschulden durch die Verwaltung besteht, werden diese besonderen Leistungen zunächst mit der Eigentümergemeinschaft abgerechnet und mit der Rechnungsstellung fällig. Die interne Belastung der einzelnen Eigentümer für Mahn- und Klagekosten sowie für Zustimmungsgebühren erfolgt dann seitens der Verwaltung.
In der Verwaltervergütung sind nachstehend aufgeführten Kosten u. Leistungen nicht enthalten.

a) Außerordentliche Eigentümerversammlungen werden dem Verwalter je Versammlung pauschal mit 180,00 € zzgl. der gesetzl. MwSt. vergütet.
b) Vertreten der Eigentümergemeinschaft in Gerichtsverfahren.
c) Rechtsanwalts-, Sachverständigen-,Architekten- oder Bau-Ing.-Leistungen usw., Bauleitung oder Überwachung von Handwerkerleistungen, die über die laufende ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung hinausgehen, sowie technische Abnahmen und Ermittlung von Massen und Einsatz von Messgeräten usw.

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